Untuk mengangkat pegawai secara ilmiah, terlebih dahulu orang harus menyusun suatu standar kepegawaian untuk menguji para pelamar. Standar . menurut Dictionary or Occupational Titles, penyusunan perkerjaan adalah “suatu bagian dari proses pengorganisasian, Studi atas isi pekerjaan untuk menentukan kebutuhan tenaga manusia disebut “analisa pekerjaan”
Beberapa isitilah yang berhubungan dengan dan seringkali dikacaukan dengan analisa pekerjaan:
- Posisi(position), sekelompok tugas yang ditugaskan kepada seorang dalam perusahaan terdapat sejumlah posisi yang sama banyaknya dengan jumlah pegawai
- Pekerjaan(job), pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu kelompok posisi yang mempunyai jenis dan tingkat kerja yang sama
- Jabatan (occupation), adalah suatu kelompok pekerjaan yang mempunyai jenis kerja yang sama
Analisa pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab sutu pekerjaan tertentu. Fungsi analisa kerja adalah:
- Pengabsahan(validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dirumuskan sesuai dengan criteria
- Pelatihan(training), uraian tugas dan peralatan yang diigunkan membantu dalam program pelatihan
- Evaluasi pekerjaan, uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang diperlukan dievaluasi untuk penentuan nilai
- Penilaian prestasi, tercapai tidaknya sasaran kerja dan hasil pekerjaan
- Pengembangan karier, informasi pekerjaan membantu perusahaan untuk merencanakan sauran-saluran promosi
- Organisasi, analisa pekerjaan yang dilakukan akan mengungkapkan organisasi yang buruk
- Perkenalan(induction), uraian pekerjaan akan membantu dalam masa orientasi
- Penyuluhan (counseling), informasi pekerjaan untuk masyarakat mengenai jenis pekerjaan
- Hubungan perburuan (labor relation)
- Penataan kembali(reengineering) pekerjaan, analisis pekerjaan menyediakan informasi yang akan memudahkan perubahan pekerjaan untuk memungkinkan diisi oleh personalia dengan sifat-sifat khusus
Tantangan terhadap manajemen personalia modern
Menurut Floyd (1971;783) diantara banyak perubahan besar yang terjadi, tiga hal yang menjadi tantangan personalia:
a. Perubahan bauran dalam angkatan kerja, suatu angkatan kerja dengan nilai-nilai ini akan sangat cocok digunakan oleh perusahaan dalam usaha mereka untuk mengejar nilai-nilai produktivitas, efisiensi, dan efektivitas
Karena meningkatnya penekanan pada individu dengan organisasi, sejumlah perubahan program personalia telah dicoba salah satunya waktu luwes (flexitime) yaitu suatu program yang memberikan waktu untuk memulai dan mengakhiri secara fleksibel bagi karyawan. Dengan adanya waktu yang fleksibel akan memberikan keuntungan antara lain:
- Mempertinggi produktivitas
- Mengurangi keterlambatan dan ketidak hadiran karyawan, jika waktu kedatangan karyawan berada direntang dua jam yang luwes maka hal semacam ini akan dapat dikurangi
- Memperbaiki moral dan mengurangi pergantian karyawan, dengan waktu luwes karyawan mengencalikan hari kerjanya secara terbatas sehingga hal ini merupakan suatu jenis dari pemerkayaaan pekerjaan
b. Perubahan harapan karyawan – warga masyarakat, hak-hak warga masyarakat yang eksternal sedang menyusup ke perusahaan dengan maksud memperbaiki mutu kehidupan kerja contoh: kebebasan berbicara dan kebebasan pribadi
c. Perubahan tingkat produktivitas, masalah yang serius dihadapi oleh manajer personalia adalah menurunya produktivitas perekonomian
Penyebab produktivitas akhir-akhir ini:
- Berbagai peraturan dan undang-undang pemerintah telah menambah biaya untuk melakukan usaha tanpa meningkatkan produktivitas dalam jangka pendek, seperti perlindungan lingkungan, kesehatan dan keselamatan, tindakan pencegahan diskriminasi
- Para manajer umumnya berorientasi pada keuntungan jangka pendek dalam mengambil keputusan-keputusan bisnis. Dengan adanya tekanan-tekanan dari para pemegang saham, pasar surat berharga dan lembaga-lembaga keuangan mereka cenderung menunda penelitian, pengembangan dan investasi pabrik baru demi prestasi jangka pendek, hal ini menyebabkan penurunan produktivitas terus menerus
- Hubungan yang merugikan dengan serikat buruh mengurangi usaha kerjasama yang akan meningkatkan produktivitas
- Aliansi karyawan menyebabkan penolakan kerjasama untuk perbaikan produktivitas
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas
Tenaga kerja atau pegawai merupakan factor produksi yang dinamis, memiliki kemampuan berfikir dan motivasi kerja. Bila pihak menejemen perusahaan mampu meningkatkan motivasi mereka, maka produktivitas kerja akan meningkat, factor-faktor tsb:
- Kemampuan, kecakapan yang dimiliki berdasarkan pengetahuan, lingkungan kerja yang menyenangkan akan menambah kemampuan tenaga kerja
- Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Pertemuan Ke 3
- Sikap, sesuatu yang menyangkut perangai tenaga kerja yang banyak dihubungkan dengan moral dan semangat kerja
- Situasi dan keadaan lingkungan, factor ini menyangkut fasilitas dan keadaan dimana semua karyawan dapat bekerja dengan tenang serta system kompensasi yang ada
- Motivasi, setiap tenaga kerja perlu diberikan motivasi dalam usaha meningkatkan produktivitasnya
- Upah, upah atau gaji minimum yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah dapat menyebabkan penurunan produktivitas kerja
- Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan latihan dari tenaga kerja akan mempengaruhi produktivitas, karena perlu diadakan peningkatan pendidikan dan latihan bagi tenaga kerja
- Perjanjian kerja, merupakan alat yang menjamin hak dan kewajiban karyawan
Penerapan teknologii, kemajuan teknologi sangat mempengaruhi produktivitas, karena itu penerapan teknologi harus berorientasi mempertahankan produktivitas
Subsistem Rekrutmen Sumber Daya Manusia
Rekrutmen merupakan komunikasi dua arah. Para pelamar menghendaki informasi yang akurat mengenai seperti apa rasanya bekerja di dalam sebuah organisasi. Sedangkan organisasi sangat menginginkan informasi yang akurat tentang pelamar tersebut jika kelak mereka menjadi karyawan.
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli, sebagai berikut:
Henry Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas Kristen Petra menyatakan bahwa Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Drs. Fautisno Cardoso Gomes (1995:105) menyatakan bahwa rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.
Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Menurut Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial. Sebelum organisasi dapat mengisi sebuah lowongan pekerjaan, organisasi tersebut mestilah mencari orang-orang yang tidak hanya memenuhi syarat untuk posisi tersebut, namun juga menginginkan pekerjaan itu.
Tujuan Rekrutmen
Menurut Henry Simamora (1997:214) rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain
sebagai berikut:
Untuk memikat sebagian besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.
Tujuan pascapengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
Meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.
Proses Rekrutmen Adapun dalam proses rekrutmen meliputi beberapa poin penting, yaitu sebagai berikut:
Penyusunan strategi untuk merekrut
Dalam penyusunan strategi ini, peran departemen sumber daya manusia bertanggung jawab dalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana karyawan direkrut, di mana tempatnya, dan kapan pelaksanaannya.
Pencarian pelamar-pelamar kerja
Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi oleh usaha dari pihak perekrut untuk menginformasikan lowongan, salah satu caranya adalah dengan membina hubungan yang baik dengan sekolah-sekolah atau universtas-universitas.
Penyaringan atau penyisihan pelamar-pelamar kerja yang tidak cocok
Di dalam proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualifikasi karena alasan yang tidak tepat.
Pembuatan kumpulan pelamar
Kelompok pelamar yang sudah disaring merupakan kumpulan individu-individu yang telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh perekrut dan merupakan kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.
Sumber-sumber Rekrutmen
Sumber-sumber rekrutmen adalah pelamar langsung, lamaran tertulis, lamaran berdasarkan informasi, orang lain, jalur iklan, perusahaan penempatan tenaga kerja, perusahaan pencari tenaga kerja profesional, lembaga pendidikan, organisasi profesi, serikat pekerja, dan melalui balai latihan kerja milik pemerintah.
o Pelamar Langsung
Pelamar langsung sering dikenal dengan istilah applications at the gate . Artinya para pencari pekerjaan datang sendiri ke suatu organisasi untuk melamar, ada kalanya tanpa mengetahui apakah di organisasi yang bersangkutan ada atau tidak ada lowongan yang sesuai dengan pengetahuan, keterampilan atau pengalaman pelamar yang bersangkutan.
o Lamaran Tertulis
Para pelamar yang mengajukan lamaran tertulis melengkapi surat lamarannya dengan berbagai bahan tertulis mengenai dirinya, seperti surat keterangan berbadan sehat dari dokter, surat kelakuan baik dari instansi pemerintah yang berwenang, salinan atau fotokopi ijasah dan piagam yang dimiliki, surat referensi dan dokumen lainnya yang dianggap perlu diketahui oleh perekrut tenaga kerja baru yang akan menerima dan meneliti surat lamaran tersebut.
o Lamaran Berdasarkan Informasi Orang Dalam Para anggota organisasi berbagai pihak yang diketahuinya sedang mencari pekerjaan dan menganjurkan mereka mengajukan lamaran. Berbagai pihak itu dapat sanak saudara, tetangga, teman sekolah, berasal dari suatu daerah dan lain sebagainya. Sumber rekrutmen ini layak dipertimbangkan karena beberapa alasan, yaitu:
para pencari tenaga kerja baru memperoleh bantuan dari pihak dalam organisasi untuk mencari tenaga kerja baru sehingga biaya yang harus dipikul oleh organisasi menjadi lebih ringan.
para pegawai yang menginformasikan lowongan itu kepada teman atau kenalannya agar berusaha hanya yang paling memenuhi syaratlah yang melamar.
para pelamar sudah memiliki bahan informasi tentang organisasi yang akan dimasukinya sehingga lebih mudah melakukan berbagai penyesuaian yang diperlukan jika lamarannya ternyata diterima.
pengalaman banyak organisasi menunjukkan bahwa pekerja yang diterima melalui jalur ini menjadi pekerja yang baik karena mereka biasanya berusaha untuk tidak mengecewakan orang yang membawa mereka ke dalam organisasi.
o Iklan Pemasangan
iklan merupakan salah satu jalur rekrutmen yang paling sering dan paling banyak digunakan. Iklan dapat dipasang diberbagai tempat dan menggunakan berbagai media, baik visual, audio, maupun yang bersifat audio visual.
o Instansi Pemerintah
Di setiap pemerintahan negara dapat dipastikan adanya instansi yang tugas fungsionalnya mengurus ketenagakerjaan secara nasional, seperti departemen tenaga
kerja, departemen pemburuhan, departemen sumber daya manusia atau instansi pemerintah yang cakupan tugas sejenis.
o Perusahaan Penempatan
Tenaga Kerja Salah satu perkembangan baru dalam dunia ketenagakerjaan ialah tumbuh dan beroperasinya perusahaan-perusahaan swasta yang kegiatan utamanya adalah mencari dan menyalurkan tenaga kerja.
o Perusahaan Pencari
Tenaga Kerja Profesional Perusahaan Pencari Tenaga Kerja Profesional menghkususkan diri pada tenaga kerja tertentu saja, misalnya tenaga eksekutif atau tenaga professional lainnya yang memiliki pengetahuan atau tenaga khusus. o Lembaga Pendidikan
Lembaga pendidikan sebagai sumber rekrutmen tenaga kerja baru adalah yang menyelenggarakan pendidikan tingkat sekolah menengah tingkat atas dan pendidikan tinggi. Pembatasan ini didasarkan kepadan pemikiran bahwa lembaga-lembaga pendidikan yang menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar pada tinggat sekolah dasar meluluskan anak-anak yang belum layak diperlakukan sebagai pencari lapangan kerja.
o Organisasi Profesi
Makin maju suatau masyarakat makin banyak pula organisasi profesi yang dibentuk seperti dibidang kedokteran, teknik, ahli ekonomi, ahli administrasi, ahli hukum, ahli pekerja sosial, ahli statistik, ahli matematika, ahli komunikasi, ahli pertanian, dan lain sebagainya.
o Serikat Pekerja
Banyak negara serikat pekerja tidak hanya terbentuk di organisasi atau perusahaan dimana semua pekerja, terlepas dari jenis pekerjaan dan jenjang pangkatnya, menjadi anggota, tetapi ada juga serikat pekerja yang keanggotaannya didasarkan pada profesi atau bidang keterampilan, seperti misalnya serikat pekerja bangunan, serikat pekerja instalasi listrik, serikat perawat dan lain sebagainya.
o Balai Latihan
Kerja Milik Pemerintah Salah satu maksud dan tujuan didirikannya balai latihan adalah mengurangi tingkat pengangguran, seperti diketahui pengangguran dapat digolongkan pada dua jenis utama, yaitu pengangguran struktural dan non struktural. Peranan berbagai latihan itu akan semakin penting apabila:
para penyelenggara memiliki informasi yang lengkap dan mutakhir tentang permintaan akan tenaga teknis tertentu di pasaran kerja sehingga program pelatihan yang diselenggarakan benar-benar tertuju pada pemenuhan permintaan di pasaran kerja.
para lulusan betul-betul merupakan tenaga kerja yang siap pakai sehingga segera setelah diterima sebagai pegawai, mereka langsung dapat berkarya secara produktif.
terjalin kerjasama antara berbagai organisasi/perusahaan pemakai tenaga kerja.
Jalur ini merupakan salah satu jalur yang layak untuk dipertimbangkan oleh para pencari tenaga kerja baru, terutama apabila yang dicari adalah tenaga kerja yang mahir menyelenggarakan berbagai kegiatan teknis operasional. Teknik-Teknik Rekrutmen Teknik-teknik rekutmen, baik di sektor publik maupun swasta, dapat dilakukan melalui asas sentralisasi atau desentralisasi tergantung kepada keadaan organisasi, kebutuhan dan jumlah calon pekerja yang hendak direkrut.
o Teknik Rekrutmen
Sentralisasi Rekrutmen yang dipusatkan akan lebih sering dipakai karena lebih efisien dari segi biaya. Dalam penerapannya yang tepat mengenai kebutuhan pembayaran baru tidak mudah karena beberapa hal, yaitu:
krisis politik atau pemotongan anggaran yang dapat secara drastis
mempengaruhi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen dan kerenanya berpengaruh terhadap kualitas daripada perkiraan.
para manager cenderung memperkirakan terlalu tinggi jumlah pekerja yang mereka butuhkan, hanya karena menurut pandangan mereka lebih baik mempunyai banyak pelamar daripada terlalu sedikit.
Hal ini tentu bertentangan dengan keinginan dari instansi-instansi yang menangani manajemen sumber daya manusia di tingkat pusat untuk mengurangi biaya seleksi dengan cara mengurangi biaya seleksi
dengan cara mengurangi jumlah pelamar pada jumlah minimum yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa semua posisi yang tersedia diisi oleh pelamar-pelamar yang memang benar-benar berkualitas.
posisi posisi yang spesial membutuhkan sejumlah besar pelamar karena suatu presentase yang tinggi dari para pelamar mungkin ditolak oleh instansi yang menyeleksi karena tidak memenui persyaratan spesialisasi dari posisi tersebut, walaupun mereka memenuhi persyaratan masuk yang umum.
o Teknik Rekrutmen desentralisasi
Rekrutmen didesentralisasikan terjadi pada instansi-instansi yang relatif kecil karena kebutuhan rekrutmen terbatas. Rekrutmen didesentralisasikan selalu dipakai untuk posisi khas professional, ilmiah, atau administratif bagi suatu instansi tertentu. Penggunaan teknik rekrutmen didesentralisasikan lebih efektif jika permintaan akan pekerjaan-pekerjaan pemerintah meningkat, tetapi lowongannya terbatas. Instansi-instansi secara mandiri biasanya memilih rekrutmen didesentralisasikan karena mereka akan secara langsung mengendalikan proses rekrutmennya, tetapi cara ini memiliki kelemahan yaitu:
para pimpinan tingkat pusat akan kehilangan kendali mengenai apakah proses rekrutmen itu dijalankan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan apakah memperhatikan nilai yang hendak diutamakan.
Beberapa instansi menggunakan kombinasi kedua jenis teknik rekrutmen, baik yang disentralisasikan maupun didesentralisasikan. Berarti pengendaliannya menjadi lebih ketat dan pada waktu yang bersamaan akan memberikan kesempatan kepada instansi-instansi kesempatan melakukan rekrutmen yang lebih tepat waktu dan lebih fleksibel.
