Arti dan fungsi efektifitas dalam organisasi

A. Teori efektifitas organisasi;

       Efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Efesiensi organisasi merupakan konsep yang bersifat terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi di dalam suatu organisasi. Efesiensi menunjukan banyaknya input atau sumber daya yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan suatu satuan output, karenanya efesiensi dapat diukur sebagai rasio input terhadap output, (Lubis & Huseini, 1987). Keefektivan didefinisikan sebagai sejauh mana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya (Robbins, 1994). Pada sebagian organisasi, efektivitas dan efesiensi bisa saja tidak berhubungan sama sekali. Sebuah organisasi bisa sangat efesien tetapi tidak mampu mencapai tujuan ataupun sasaran yang dikehendakinya, misalnya karena organisasi itu memilih untuk membuat produk yang tidak laku dipasaran. Sebaliknya, suatu organisasi bisa mempunyai efektivitas yang tinggi, misalnya mampu mencapai sasarannya, tetapi tidak efesien.

B. Pengukuran dan fungsi efektivitas dalam organisasi;

Pengukuran efektivitas dilakukan dengan acuan berbagai bagian yang berbeda dari organisasi. Organisasi mendapatkan input, berupa berbagai macam masukan sumber daya dari lingkungannya. Kegiatan dan proses internal yang terjadi dalam organisasi mengubah input menjadi output, berupa produk ataupun jasa yang kemudian dilemparkan kembali kepada lingkungan.

     Pendekatan sasaran (goal approach) dalam pengukuran efektivitas memusatkan perhatian terhadap aspek output, yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi dalam mencapai tingkatan output yang direncanakan. Pendekatan sumber (system resource approach) mencoba mengukur efektifitas dari sisi input dan mengukur keberhasilan organisasi dalam mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai performansi yang baik. Pendekatan proses (process approach) melihat kegiatan internal organisasi dan mengukur efektivitas melalui berbagai indikator internal seperti efesiensi dan iklim organisasi.

Pendekatan sasaran (goal approach) dalam pengukuran efektivitas dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. 

       Sasaran yang paling penting dalam pengukuran efektivitas adalah sasaran yang sebenarnya (operative goal) karena akan memberikan hasil yang lebih realistis dari pada pengukuran efektivitas berdarkan sasaran resmi (official goal), dengan memperhatikan permasalahan seperti; 

(a) adanya berbagai output (multiple outcomes); 

(b) adanya subyektivitas dalam penilaian; 

(c) pengaruh konstektual lingkungan. 

     Pendekatan sumber (system resource approach), mengukur efektivitas melalui keberhasilan organisasi dalam mendapatkan berbagai sumber yang dibutuhkan organisasi. Dengan kata lain, efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam memanfaatkan lingkungan untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka dan nilainya tinggi (mahal). Untuk mengukur efektivitas organisasi pendekatan sumber mempergunakan dimensi; 

(a) kemampuan organisasi untuk memanfaatkan lingkungan untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka dan nilainya tinggi; 

(b) kemampuan para pengambil keputusan dalam organisasi untuk menginterpretasikan sifat-sifat lingkungan secara tepat; 

(c) kemampuan untuk menghasilkan output tertentu dengan menggunakan sumber-sumber yang berhasil diperoleh; 

(d) kemampuan organisasi dalam memelihara kegiatan operasional harian; 

(e) kemampuan organisasi untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan. Pendekatan proses (internal process approach), menganggap efektivitas sebagai efesiensi dan kondisi kesehatan organisasi internal, yaitu proses internal yang berjalan dengan lancar.

C. Aplikasi efektifitas organisasi dan karakteristiknya.

        Pada penerapannya dilapangan, pengukuran efektivitas organisasi dilakukan terhadap input sumber, transformasi sumber menjadi output, dan output yang diberikan terhadap konsumen yang terdapat diluar organisasi. Dari ketiga pendekatan mempunyai kelemahan sendiri-sendiri, karena itu cara yang digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi dengan menggunakan ketiga jenis pendekatan tersebut secara bersamaan (pendekatan gabungan), terutama jika inforasi yang diperlukan seluruhnya tersedia. 

     Dari kelemahan masing-masing pendekatan karena tidak satupun pendekatan yang mampu menggambarkan performansi organisasi secara sempurna, maka muncul pendekatan yang lebih integratif dalam pengukuran efektifitas organisasi, yaitu 

(1) pendekatan constituency, yaitu pendekatan yang memusatkan perhatiannya kepada constituency organisasi, yaitu berbagai kelompok di dalam maupun di luar organisasi, yang mempunyai kepentingan terhadap performansi organisasi. Dengan pendekatan ini, efektivitas organisasi diukur melalui tingkat kepuasan setiap elemen constituency terhadap organisasi; 

(2) pendekatan bidang sasaran (goal domains), ini didasarkan pada aplikasi dilapangan bahwa organisasi mempunyai banyak bidang kegiatan atau lebih dari satu bidang sasaran. Pendekatan ini mengukur performansi organisasi pada setiap bidang sasaran, dengan memperhitungkan prioritas dari setiap bidang sasaran. Kilman dan Herden menunjukan empat bidang sasaran bagi organisasi, yaitu; efesiensi internal, efesiensi eksternal, efektifitas internal, dan efektifitas eksternal; 

(3) kerangka ketergantungan (contingency), pendekatan sasaran dipengaruhi nilai-nilai yang dianut dan preferensi para pimpinan organisasi. Karakteristik organisasi berpengaruh terhadap bidang sasaran organisasi. 

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami arti dan fungsi efektifitas dalam organisasi serta dapat menerapkannya bagi kepentingan perbaikan organisasi

Sumber

1) Hick, Herbert, G. and Gullet, G. Ray, (1975). Organization Theory and Behavior. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

2) Lubis, Hari & Huseini, Martani, (1987). Teori Organisasi; Suatu Pendekatan Makro. Pusat Antar Ilmu-ilmu Sosial UI: Jakarta

3) Richard, Beckard, (1969). Organizational Development Strategis and Models. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

4) Sutarto, (1985). Dasar-dasar Organisasi. Gadjah Mada University: Yogyakarta.

5) Oteng Sutisna, (1985). Administrasi Dasar Teoritis untuk Praktek Profesonal. Angkasa: Bandung.

6) Soewarno, (1980). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung: Bandung.

Peran kekuasaan dan kewenangan dalam organisasi

A. Teori kekuasan dan kewenangan dalam organisasi;

              Kekuasaan (power) dan kewenangan (authority) merupakan konsep yang penting dalam memahami organisasi. Kekuasaan adalah kemampuan seseorang atau kelompok untuk mengubah tingkah laku orang lain sesuai dengan yang mereka inginkan. 

       Dalam pengertian yang murni kekuasaan itu ada apabila seseorang dapat memaksa orang lain untuk mengerjakan sesuatu yang tidak disukai orang tersebut. Etzioni (1961) menggolongkan kekuasaan atas tiga golongan: 

(1) kekuasaan paksaan; yaitu kekuasaan yang didasarkan pada sangsi fisik, seperti rasa sakit, hilangnya kebebasan, kelaparan; 

(2) kekuasaan imbalan, yang didasarkan atas control terhadap sumber material dan imbalan lain seperti gaji, fasilitas perumahan, dan fasilitas lain; 

(3) kekuasaan normative, yaitu kekuasaan yang didasarkan atas manipulasi imbalan simbolik seperti prestise, penggunaan acara yang bersifat ritual. 

     Menurut French dan Raven dalam Fillet (1976), terdapat lima jenis kekuasaan; 

(1) kekuasaan hadiah, yaitu kekuasaan yang didasarkan kemampuan memberi imbalan; 

(2) kekuasaan paksaan, yaitu reward power dengan tekanan pada pemberian hukuman atau sesuatu yang tidak menyenangkan; 

(3) kekuasaan legal, yaitu kekuasaan yang didsaarkan pada pengakuan bawahan terhadap kenyataan bahwa penguasa mempunyai hak untuk mempengaruhinya; 

(4) kekuasaan acuan, yaitu kekuasaan yang didasarkan atas kemauan bawahan untuk mengidentifikasikan dirinya dengan pemegang kekuasaan; 

(5) kekuasaan keahlian, yaitu kekuasaan karena pemegang kekuasaan mempunyai keahlian yang diakui oleh bawahannya. 

         Kewenangan adalah hak seseorang atau sekelompok orang untuk membuat orang lain mengerjakan apa yang dikehendaki oleh pemegang hak tersebut, jadi merupakan kekuasaan yang sah yang dipunyai orang atau kelompok yang diakui oleh kelompoknya. Dari sudut penerimaan kekuasaan, menurut     

           Barnard (1976) kewenangan itu adalah sifat komunikasi (perintah), dan seseorang akan dapat menerima komunikasi sebagai suatu hal yang otoritatif apabila dipenuhi syarat sebagai berikut: 

(1) komunikasi tersebut difahami; 

(2) pesan yang disampaikan tidak bertentangan dengan tujuan yang ingin dicapai organisasi; 

(3) perintah tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi penerima perintah, dan 

(4) penerima mampu untuk melaksanakan perintah tersebut. 

Kekuasaan adalah tema sentral dalam pengendalian kekuasaan. Pilihan struktural dibuat oleh pemegang kekuasan kelompok yang memegang kendali dengan nama dominant coalition. Kekuasan diperoleh dengan memegang kekuasaan hierarkhi, sumber daya yang penting dalam organisasi.

B. Proses pelimpahan kewenangan organisasi;

        Pengamilan keputusan yang tidak rasional, dominant coalition, kepentingan yang berbeda-beda dan kekuasaan memungkinkan kita untuk merangkum pandangan pengendallian kekuasaan tentang bagaimana proses pelimpahan kewenangan dalam organisasi. Pengendalian kekuasaan pada struktur organisasi merupakan proses dari pemegang kekuasaan untuk memilih struktur puncak sampai tingkat yang maksimal, kemudian mempertahankan dan meningkatkan pengendalian kekuasan mereka sampai pada tingkat puncak kekuasaan. Para pendukung pengendali kekuasaan melihat struktur organisasi sebagai hasil dari suatu pertarungan kompetisi kekuasaan antara koalisi yang mempunyai kepentingan tertentu, masing-masing menganjurkan pengaturan structural yang paling dapat memenuhi kebutuhan mereka, bukan kepentingan organisasi yang luas, dengan mengajukan argumentasi dan kriteria yang disukai dalam hubunganya dengan keefektifan organisasi. 

       Pada prosesnya politiklah yang menjadi penentu kriteria seseorang dapat menjadi pemegang kekuasaan dan memberikan kewenangannya kepada bawahan. Proses pelimpahan kewenangan dalam organisasi diatur dalam hierarkhi yang cukup jelas dan terarah dalam bentuk sturuktur organisasi yang merupakan proses birokrasi melalui garis komando maupun garis koordinasi antara satu unit bagian dengan suatu unit bagian yang lain dalam organisasi. Proses tersebut ada yang dapat dilakukan dengan langsung (direct instruction) maupun dengan tidak langsung (indirect instruction).

C. Kekuasan dan kewenangan dalam persfektif teori organisasi.

      Kemampuan organisasi untuk berfungsi secara maksimal sangat tergantung pada struktur kekuasaan dan kewenangan yang terdapat di dalam organisasi itu sendiri, karena kekuasaan dan kewenangan dalam persfektif organisasi merupakan dasar dalam setiap kegiatan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seluruh anggota organisasi. 

       Weber (1947) menyatakan bahwa terdapat tiga jenis kekuasaan dan kewenangan yang berpengaruh terhadap pola pengambila keputusan dalam suatu organisasi, yaitu; 

(1) otoritas rasional legal, yaitu otoritas yang muncul karena kepercayaan karyawan terhadap legalitas aturan, pembagian kerja dan hak dari orang yang ditempatkan sebagai pemimpin untuk memberikan perintah; 

(2) otoritas tradisional, yaitu otoritas yang muncul karena kepercayaan orang kepada tradisi, termasuk status seseorang yang karena tradisi atau memiliki keturunan pemimpin mempunyai hak untuk memerintah; 

(3) otoritas karismatik, yaitu otoritas yang muncul pada diri seseorang yang mempunyai karakteristik pribadi yang luar biasa, yang menyebabkan orang tersebut dianggap mempunyai hak untuk memerintah orang lain. Kegiatan internal organisasi tetap mengacu kepada otoritas rasional legal, walaupun karena alasan eksistensi organisasi bisa saja berlaku otoritas tradisional maupun otoritas karismatik.

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat memahami dan mengetahui teori kekuasaan dan kewenangan dalam organisasi serta dapat mengaplikasikannya pada organisasi yang paling sederhana

Sumber

1) Adam, Ibrahim, (1983). Perilaku Organisasi. Sinar Baru: Bandung.

2) Hersey, Faul, Blanchard, (1982). Management of Organization Behavior. Terjemahan Agus Darma. Erlangga: Jakarta.

3) Hick, Herbert, G. and Gullet, G. Ray, (1975). Organization Theory and Behavior. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

4) Lubis, Hari & Huseini, Martani, (1987). Teori Organisasi; Suatu Pendekatan Makro. Pusat Antar Ilmu-ilmu Sosial UI: Jakarta

5) Moekijat, (1990). Pengembangan Organisasi. Remaja Karya: Bandung.

6) Richard, Beckard, (1969). Organizational Development Strategis and Models. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

Penalaran Prinsip Kerja Komunikasi Client Server

1. Prinsip Kerja Client Server

      Prinsip kerja client server, pada dasarnya juga bergantung dengan lapisan di bawahnya, yaitu transport. Komunikasi antara client bergantung pada lapisan ini. Komunikasi yang lebih rendah ini menggunakan packet sebagai bentuk data yang dikirim, paket ini diberikan header yang mengindikasikan informasi tujuan dan asal. Protocol untuk pengiriman paket bermacam-macam, yang populer adalah TCP, dan UDP. Biasanya, komunikasi client server bersifat penting, dan tidak boleh ada data yang hilang, maka protocol TCP yang digunakan. Kenapa? Karena TCP melakukan proses tanya jawab, TCP memastikan target menerima pesan dari asal.

      TCP mengirimkan paket, lalu menunggu tanda dari target, apakah dia menerima paket tersebut. Apabila tidak, maka TCP akan mengulangi mengirim paket tersebut. Begitu seterusnya, sampai paket yang dikirim sampai tujuan semuanya. Namun, karena proses tanya-jawab antara asal dan target mengenai sampainya paket ini terus terjadi, TCP lebih lambat dan memakan resources lebih besar.

Berbeda dengan UDP. UDP tidak peduli apakah data sudah terkirim dan diterima oleh target. UDP sangat cocok untuk komunikasi yang tidak begitu penting, misalkan dalam sebuah game, dimana client dan server saling memberitahukan keadaan pemain sekarang. Karena UDP tidak begitu peduli, maka kejadian seperti LAG bisa terjadi. Namun, UDP tidak melakukan proses tanya jawab seperti TCP, sehingga komunikasi terjadi lebih cepat.

UDP hanya menyebarkan informasi, tidak peduli apakah client menerimanya dengan sempurna atau tidak.
Lalu bagaimana komunikasi client – server berlangsung? Kita akan ambil contoh, proses komunikasi client server antara web browser dengan web server.
Web server, sebagai penyedia halaman web, dinyalakan. Dia hanya diam dan menunggu untuk kedatangan client.

Web server akan terus dalam posisi menunggu sampai ada client yang meminta layanan darinya.
Web browser dan web server sama-sama mempunyai protocol yang sama, yaitu HTTP. HTTP kependekan dari Hyper Text Transfer Protocol adalah protocol untuk bertukar informasi dalam bentuk hyper text.
Bagaimana protocol HTTP itu? Protocol HTTP mempunyai 2 bagian, header dan content. Bagian header untuk meminta data dari server berbeda dengan header untuk mengirim dari server.
POST /index.php HTTP/1.1 Content-Type: application/x-www-form-urlencoded Content-Length:4 Hello

Bagaimaa HTTP memisahkan antara bagian header dan content? Jawabanya dengan baris kosong. Antara content dan header, ada sebuah baris kosong.
Header HTTP digunakan untuk memberikan informasi tentang content. Jadi ketika server membacanya, dia tahu bahwa client ingin mengirim data dengan metode POST, ke halaman index.php dengan protocol HTTP versi 1.1.
Server mengetahui bahwa data yang dikirim sepanjang 4 bytes, dan akhirnya server mendeteksi adanya baris kosong, inilah saatnya server membaca data yang masuk bukan sebagai header lagi, tapi sebagai content.
Server akan melakukan proses data, menjalankan program untuk mengakses database apabila diperlukan, melakukan akses ke berbagai berkas di server apabila diperlukan, hingga akhirnya server mendapatkan sumber daya atau hasil yg bisa diberikan kepada client.
Menunggu Client
Proses Client

Akhirnya, masih dengan menggunakan protocol HTTP, server mengirim kembali data hasil pemrosesan tadi.

Web browser akan menganalisa hasil keluaran dari server, dia aka membaca bahwa server memberikan balasan versi protocol HTTP 1.1. Kode HTTP 200, berarti OK, server memproses permintaan dengan lancar, tidak ada kesalahan. Sisanya server memberi tahu informasi tentang content utama yang diminta.

Cara penerapan protocol, data masuk akan diparsing atau diterjemahkan. Program membaca data yang masuk dan mengambil informasi yang dibutuhkan.
Setelah data yang penting didapatkan, maka program melakukan penyesuaian format, sehingga hasil dari protocol tersebut bisa seragam. Keseragaman hasil protocol inilah yang membuat client server memahami protocol masing-masing.

Keseragaman ini bisa dilihat di protocol HTTP, dimana semua data yang diberikan akan dirubah sesuai format protocol HTTP, yaitu adanya header, dan adanya content.
Data Masuk
Parsing
Formatting
Data Keluar
Server atau client melakukam hal yang sama, mereka membuat header dan juga content sesuai dengan data yang sedang mereka proses.

Rangkuman
Mencoba menalar bagaimana prinsip kerja client server, kita mengetahui bagaimana kerja client server dengan menelusuri lapisan yang mendukungnya. Yaitu lapisan transport. Client server biasanya menggunakan protocol TCP untuk transportnya, meskipun protocol lainya juga tidak dipungkiri bisa digunakan.
TCP menyebarkan informasi ke client dengan handal, tidak boleh ada data yang tertinggal. Berbeda dengan UDP yang tidak peduli apakah ada data yang tertinggal atau tidak.
Komunikasi client server harus berjalan di atas protocol yang sama, protocol ini mengambil data, melakukan penerjemahan, melakukan formating, dan mengembalikan keluaran data yang sudah seragam sehingga antara client dan server sama-sama bisa mengerti isi data tersebut.
Salah satu protocol tersebut adalah HTTP, yang setelah data diterjemahkan dan diformat, hasilnya adalah sebuah struktur data dengan header dan content. Header menjelaskan isi dari content, dan content berisi data yang dikirim atau diterima.
HTTP menghasilkan keluaran yang seragam, oleh karena itu antara web browser dan web server bisa bekerja sama untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.