Arti dan fungsi efektifitas dalam organisasi

A. Teori efektifitas organisasi;

       Efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Efesiensi organisasi merupakan konsep yang bersifat terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi di dalam suatu organisasi. Efesiensi menunjukan banyaknya input atau sumber daya yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan suatu satuan output, karenanya efesiensi dapat diukur sebagai rasio input terhadap output, (Lubis & Huseini, 1987). Keefektivan didefinisikan sebagai sejauh mana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya (Robbins, 1994). Pada sebagian organisasi, efektivitas dan efesiensi bisa saja tidak berhubungan sama sekali. Sebuah organisasi bisa sangat efesien tetapi tidak mampu mencapai tujuan ataupun sasaran yang dikehendakinya, misalnya karena organisasi itu memilih untuk membuat produk yang tidak laku dipasaran. Sebaliknya, suatu organisasi bisa mempunyai efektivitas yang tinggi, misalnya mampu mencapai sasarannya, tetapi tidak efesien.

B. Pengukuran dan fungsi efektivitas dalam organisasi;

Pengukuran efektivitas dilakukan dengan acuan berbagai bagian yang berbeda dari organisasi. Organisasi mendapatkan input, berupa berbagai macam masukan sumber daya dari lingkungannya. Kegiatan dan proses internal yang terjadi dalam organisasi mengubah input menjadi output, berupa produk ataupun jasa yang kemudian dilemparkan kembali kepada lingkungan.

     Pendekatan sasaran (goal approach) dalam pengukuran efektivitas memusatkan perhatian terhadap aspek output, yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi dalam mencapai tingkatan output yang direncanakan. Pendekatan sumber (system resource approach) mencoba mengukur efektifitas dari sisi input dan mengukur keberhasilan organisasi dalam mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai performansi yang baik. Pendekatan proses (process approach) melihat kegiatan internal organisasi dan mengukur efektivitas melalui berbagai indikator internal seperti efesiensi dan iklim organisasi.

Pendekatan sasaran (goal approach) dalam pengukuran efektivitas dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. 

       Sasaran yang paling penting dalam pengukuran efektivitas adalah sasaran yang sebenarnya (operative goal) karena akan memberikan hasil yang lebih realistis dari pada pengukuran efektivitas berdarkan sasaran resmi (official goal), dengan memperhatikan permasalahan seperti; 

(a) adanya berbagai output (multiple outcomes); 

(b) adanya subyektivitas dalam penilaian; 

(c) pengaruh konstektual lingkungan. 

     Pendekatan sumber (system resource approach), mengukur efektivitas melalui keberhasilan organisasi dalam mendapatkan berbagai sumber yang dibutuhkan organisasi. Dengan kata lain, efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam memanfaatkan lingkungan untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka dan nilainya tinggi (mahal). Untuk mengukur efektivitas organisasi pendekatan sumber mempergunakan dimensi; 

(a) kemampuan organisasi untuk memanfaatkan lingkungan untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka dan nilainya tinggi; 

(b) kemampuan para pengambil keputusan dalam organisasi untuk menginterpretasikan sifat-sifat lingkungan secara tepat; 

(c) kemampuan untuk menghasilkan output tertentu dengan menggunakan sumber-sumber yang berhasil diperoleh; 

(d) kemampuan organisasi dalam memelihara kegiatan operasional harian; 

(e) kemampuan organisasi untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan. Pendekatan proses (internal process approach), menganggap efektivitas sebagai efesiensi dan kondisi kesehatan organisasi internal, yaitu proses internal yang berjalan dengan lancar.

C. Aplikasi efektifitas organisasi dan karakteristiknya.

        Pada penerapannya dilapangan, pengukuran efektivitas organisasi dilakukan terhadap input sumber, transformasi sumber menjadi output, dan output yang diberikan terhadap konsumen yang terdapat diluar organisasi. Dari ketiga pendekatan mempunyai kelemahan sendiri-sendiri, karena itu cara yang digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi dengan menggunakan ketiga jenis pendekatan tersebut secara bersamaan (pendekatan gabungan), terutama jika inforasi yang diperlukan seluruhnya tersedia. 

     Dari kelemahan masing-masing pendekatan karena tidak satupun pendekatan yang mampu menggambarkan performansi organisasi secara sempurna, maka muncul pendekatan yang lebih integratif dalam pengukuran efektifitas organisasi, yaitu 

(1) pendekatan constituency, yaitu pendekatan yang memusatkan perhatiannya kepada constituency organisasi, yaitu berbagai kelompok di dalam maupun di luar organisasi, yang mempunyai kepentingan terhadap performansi organisasi. Dengan pendekatan ini, efektivitas organisasi diukur melalui tingkat kepuasan setiap elemen constituency terhadap organisasi; 

(2) pendekatan bidang sasaran (goal domains), ini didasarkan pada aplikasi dilapangan bahwa organisasi mempunyai banyak bidang kegiatan atau lebih dari satu bidang sasaran. Pendekatan ini mengukur performansi organisasi pada setiap bidang sasaran, dengan memperhitungkan prioritas dari setiap bidang sasaran. Kilman dan Herden menunjukan empat bidang sasaran bagi organisasi, yaitu; efesiensi internal, efesiensi eksternal, efektifitas internal, dan efektifitas eksternal; 

(3) kerangka ketergantungan (contingency), pendekatan sasaran dipengaruhi nilai-nilai yang dianut dan preferensi para pimpinan organisasi. Karakteristik organisasi berpengaruh terhadap bidang sasaran organisasi. 

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami arti dan fungsi efektifitas dalam organisasi serta dapat menerapkannya bagi kepentingan perbaikan organisasi

Sumber

1) Hick, Herbert, G. and Gullet, G. Ray, (1975). Organization Theory and Behavior. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

2) Lubis, Hari & Huseini, Martani, (1987). Teori Organisasi; Suatu Pendekatan Makro. Pusat Antar Ilmu-ilmu Sosial UI: Jakarta

3) Richard, Beckard, (1969). Organizational Development Strategis and Models. Terjemahan Ali Saefullah. Usaha Nasional: Surabaya.

4) Sutarto, (1985). Dasar-dasar Organisasi. Gadjah Mada University: Yogyakarta.

5) Oteng Sutisna, (1985). Administrasi Dasar Teoritis untuk Praktek Profesonal. Angkasa: Bandung.

6) Soewarno, (1980). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung: Bandung.