Bentuk-bentuk organisasi

A. Bentuk-bentuk organisasi.

      Dalam teori organisasi paling tidak ada tiga macam bentuk organisasi yaitu bentuk organisasi jalur, bentuk organisasi lini dan staff (line organization) dan bentuk organisasi fungsional. Bentuk organisasi jalur adalah bentuk yang menunjukan adanya garis komando central dari atasan kepada bawahan. Dimana bawahan harus menyampaikan pertanggungan jawab sesuai garis komando yang ditetapkan. Setiap pimpinan memberi perintah kepada bawahannya masing-masing sesuai dengan jalurnya, atau setiap bawahan harus beranggung jawab langsung kepada atasan yang memberi komando. Pada organisasi bentuk jalur, pucuk pimpinan mempunyai kewenangan melimpahkan sebagian kekuasaannya kepada bawahannya, atau kepada satuan-satuan organisasi yang ada dibawahnya, sehingga pemimpin tidak tidak perlu langsung berhubungan dengan bawahannya. Bawahan terdekat dengan pimpinan diberi kewenangan memberi perintah kepada bawahannya lagi, sehingga terbentuk jaringan komando yang berantai dan membentuk hierarki jaringan birokrasi. Bentuk organisasi garis (line organization) dan staff adalah bentuk organisasi dimana pucuk pimpinan mempunyai staff sebagai pembantu yang tidak memiliki kewenangan memberi komando. Staf tidak memiliki bawahan, jika staf akan memberi perintah kepada bawahan harus melalui pucuk pimpinannya, atau mengatasnamakannya, atas seizin pucuk pimpinan. Staf artinya tangan kanan, pembantu pimpinan, ia merupakan orang yang dipercayai atasan dalam bidang keahliannya. Staf berfungsi sebagai pembantu pimpinan yang memberi masukan kepada pimpinan sesuai keahliannya. Kalaupun ada hubungan antara staf dan bawahan biasanya bersifat koordinatif dan konsultatif, bukan komando. Pucuk pimpinan bisa langsung memberi komando kepada bawahan tanpa melalui staf, dan bawahan yang diperintah langsung menyampaikan pertanggungan jawab kepada atasannya tanpa melalui staf. Bentuk organisasi fungsional adalah organisasi yang mendasarkan kepada keahlian. Sebagian wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan organisasi yang ada dibawahnya sesuai dengan fungsinya sebagai staf, atau pucuk pimpinan mempunyai unit pada organisasi bawahan sebagai pelaksanan yang sesuai dengan bidang kerjanya. Staf mempunyai kewenangan memberi perintah kepada bawahan sebagai pelaksana sesuai dengan fungsi atau keahliannya. Tiap-tiap staf mempunyai pungsi tersendiri yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya dan pimpinan melimpahkan wewenang kepada staf pelaksana dalam bidang tertentu sesuai keahliannya.

B. Bentuk-bentuk organisasi dalam dimensi struktural dan konstektual.

    Dimensi strukutral menggambarkan karakteristik internal suatu organisasi dan terdiri dari dimensi-dimensi 

(a) formalisasi, yaitu menunjukan tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam organisasi, yang menggambarkan perilaku serta kegiatan organisasi; 

(b) spesialisasi, yaitu menunjukan derajat pembagian pekerjaan dalam organisasi; 

(c) standarisasi, yaitu menggambarkan derajat kesamaan dalam pelaksanaan kerja; 

(d) sentralisasi, yaitu menunjukan pembagian kekuasaan menurut tingkatan (hierarkhi) dalam organisasi, yang ditunjukan dengan jenis dan jumlah keputusan yang boleh ditetapkan pada setiap tingkatan; 

(e) otoritas, yaitu menunjukan pola pembagian kekuasaan serta rentang kendali secara umum; 

(f) kompleksitas, yaitu menunjukan banyaknya kegiatan (subsistem) dalam organisasi; 

(g) profesionalisme, yaitu menunjukan tingkat pendidikan formal maupun nonformal rata-rata yang dimiliki oleh anggota organisasi; 

(h) konfigurasi, menunjukan bentuk pembagian anggota organisasi ke dalam bagian-bagian baik secara vertikal maupun horizontal.

Dimensi konstektual, yaitu menggambarkan karakteristik keseluruhan suatu organisasi yang mencakup lingkungannya. Dimensi konstektual terdiri dari 

(a) ukuran organisasi, yaitu menunjukan jumlah anggota organisasi; 

(b) teknologi organisasi, yaitu menunjukan jenis dan tingkat teknologi dari sistem produksi suatu organisasi; 

(c) lingkungan, yaitu menggambarkan keadaan seluruh elemen lingkungan yang terdapat diluar batas-batas organisasi, terutama elemen-elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap kelangsungan organisasi.

C. Membagi bentuk-bentuk organisasi kedalam tinjauan jumlah pucuk pimpinan dan saluran wewenang manajer dan personil organisasi.

Bentuk-bentuk organisasi ditinjau dari jumlah pucuk pimpinan yaitu terdiri atas 

(a) bentuk tunggal, yaitu organisasi yang pucuk pimpinannya dipegang oleh seseorang; 

(b) bentuk jamak, yaitu organisasi yang pucuk pimpinannya ada ditangan beberapa orang sebagai satu kesatuan. 

          Bentuk-bentuk organisasi ditinjau dari saluran wewenang, yaitu terdiri dari 

(a) bentuk jalur, yaitu organisasi yang memberi wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi dibawahnya dalam semua bidang pekerjaan; 

(b) bentuk fungsional, yaitu organisasi yang memberi wewenang dari pucuk pmpinan dilimpahkan pada satuan-satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang berhak memerintah pada semua pelaksana yang ada sepanjang bidang pekerjaannya; 

(c) bentuk jalur dan staf, yaitu organisasi yang memberi wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam semua bidang pekerjaan; 

(d) bentuk fungsional dan staf, yaitu organisasi yang memberi wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan pada satuan organisasi yang dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang pekerjaan dapat memerintah semua pelaksana yang ada; 

(e) bentuk jalur, fungsional dan staf, yaitu organisasi memberi kewenangan dalam setuap pekerjaan dibawahnya.

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat memahami dan mengidentifikasi bentuk-bentuk organisasi ditinjau dari kuantitas dan kualitas manajer serta bentuk-bentuk lain yang terdapat dalam organisasi

Azas-azas dan fungsi-fungsi organisasi

A. Teori azas-azas organisasi;

        Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta tentu menghadapi masalah bagaimana organisasinya dapat berjalan dengan baik. Salah satu sarana agar organisasinya dapat berjalan dengan baik dan struktur organisasi yang bersangkutan sehat dan efesien harus melaksanakan azas-azas organisasi. 

Henry Fayol merumuskan azas-azas organisasi dengan istilah principles of management (azas-azas manajemen), yaitu; 

(1) pembagian kerja (division of work); 

(2) wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility); 

(3) disiplin; 

(4) kesatuan perintah (unity of command); 

(5) kesatuan arah (unity of direction); 

(6) kepentingan individu dibawah kepentingan umum (subordination of individual interest to general interest); 

(7) gaji pegawai (remuneration of personel); 

(8) sentralisasi; 

(9) ketertiban (scalar chain); 

(10) pesanan atau pasar (order) 

(11) keadilan (equity); 

(12) kestabilan masa kerja pegawai (stability of tenure of personnel); 

(13) inisitatif; 

(14) kesatuan jiwa (esprit de corp). 

Macam-macam azas organisasi dikemukakan pula oleh James D. Mooney & Alan C. Reily, yaitu; 

(1) azas koordinasi (the coordinatifve principle); 

(2) azas jenjang (the scalar principle); 

(3) azas penyusunan fungsi (the functional principle); 

(4) azas staf (the staff principle). 

Luther Gulick & Lyndall Urwick mengemukakan azas-azas organisasi, yaitu: 

(1) orang yang layak pada struktur organisasi; 

(2) pengakuan seorang pimpinan puncak sebagai sumber wewenang; 

(3) yang bersangkutan dengan kesatuan perintah; 

(4) memakai staf khusus dan umum; 

(5) departemenisasi berdasarkan tujuan, proses, orang dan tempat; 

(6) pelimpahan dan pemakaian azas pengecualian; 

(7) membuat tanggung jawab sepadan dengan wewenang; 

(8) mempertimbangkan rentang control yang tepat. 

     Dan masih banyak lagi azas-azas organisasi yang dikemukakan oleh para ahli namun pada umumnya memiliki esensi yang sama, diantaranya Alford & Russel Beatty, Henry G. Hodges, Richard N. Owen, Louis A. Allen, Stanley Vance, dan Franklin G. Moore dan lain-lain.

B. Teori fungsi-fungsi organisasi;

       Untuk mencapai efesiensi dan efektifitas organisasi diperlukan langkah-langkah kegiatan dengan perumusan secara jelas dan tegas. Fungsi organisasi merupakan pemanfaatan dan pengerahan segala sumber daya (pikiran, kemauan, perasaan dan tenaga) untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Dilihat dari langkah-langkah kegitan organisasi, maka yang dimaksud fungsi-fungsi organisasi mencakup sumber masukan (input), proses, dan keluaran (output) dengan melibatkan feedback sebagai kontrol.Sumber-sumber yang bernilai, kemampuan, atau kekhususan yang diberikan setiap orang terhadap organisasi menyuguhkan dimensi lain bagi analisis teori organisasi. Organisasi akan memperoleh keuntungan dari meningkatnya kesamaan pelaksaan kegiatan diantara anggota organisasi dan saling melengkapi berbagai perbedaan. 

   Fungsi organisasi merupakan rangkaian kegiatan penyempurnaan yang dilakukan secara terus menerus agar tujuan organisasi dapat tercapai denga

n efektif dan efesien. Menurut pendapat Abdel Hamed, dkk, menyatakan bahwa fungsi organisasi meliputi; 

(1) analisa aktivitas kerja dan penyempurnaan tatakerja; 

(2) proses pembuatan bagan; 

(3) haluan tata kerja; 

(4) brainstorming 

(5) efektifitas control akunting dan pemeriksaan; 

(6) perbekalan dan perlengkapan; 

(7) tata ruang kantor; 

(8) perancangan formulir; 

(9) pemakaian bagan-bagan, tata aliran pekerjaan warkat, usul-usul tentang rancangan; dan 

(10) penyempurnaan tiap tahun, penyusunan meja ujian, pengukuran kerja, nilai pemindahan gadai, dan keterlambatan. 

        Kemudian menurut Soedjadi bahwa yang termasuk pada fungsi-fungsi organisasi antara lain; 

(1) membantu pimpinan dalam merencanakan penyusunan dan penyempurnaan struktur dan pola pokok organisasi; 

(2) menyesuaikan policy, strategi dan taktik serta program-program operasional; 

(3) melaksanakan proses penempatan orang-orang yang tepat pada jabatan dan kecapakannya dengan klasifikasi dan analisa jabatan yang tepat; 

(4) menyusun dan menyempurnakan tatakerja, prosedur kerja dan system kerja dengan mengadakan pembaganan rencana-rencana kerja dan arus kerja (work flow chart); 

(5) menemukan pola-pola pokok dan system pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan dan penetapan waktu pemusnahan dokumen-dokumen dan informasi; 

(6) merencanakan pembuatan dan penyempurnaan serta pengiriman formulir-formulir; 

(7) pembuatan buku-buku pedoman kerja dan cara-cara membuat laporan kerja yang diperlukan bagi pembinaan kerjasama, komunikasi dan koordinasi; 

(8) meringankan beban pimpinan dari kesibukan-kesibukan rutin, detail dan teknis; 

(9) pelaksanaan penyederhanaan kerja yang setepat-tepatnya. 

      Dalam buku pedoman Lembaga Administrasi Negara dikemukakan bahwa fungsi organisasi meliputi; analisa organisasi, tatakerja dan prosedur kerja, teknik pembangunan, klasifikasi jabatan, analisa pekerjaan, uraian pekerjaan, dan penilaian pekerjaan; standarisasi pekerjaan, otomatisasi prosedur, tata kearsipan, tata ruang, tata informasi dan tata materiil. Fungsi organisasi sebagai penunjang meliputi; 

(a) memelihara struktur organisasi yang sehat dan efesien, yaitu masing-masing satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan tertib;  

(b) mengusahakan agar terlaksana dengan baik penerapan azas-azas organisasi; 

(c) mengsahakan terpeliharanya pola-pola hubungan kerja yang sederhana, jelas dan rasional sesuai dengan kebutuhan oganisasi; 

(d) mengusahakan agar pencapai tujuan organisasi dapat berlangsung secara efesien; 

(e) mengusahakan terbinanya tata kerja, tata cara, tata tertib, dan tata laksana yang praktis dan tidak berbelit-belit; 

(f) mengusahakan terlaksananya dengan baik penyusunan tata ruang, pemakaian benda, penggunaan waktu serta berbagai keperluan.

C. Keterkaitan teori azas-azas organisasi dengan fungsi-fungsi organisasi.

      Keterkaitan teori azas-azas organisasi dengan fungsi-fungsi organisasi terletak pada proses perjalanan organisasi, yaitu dapat dilaksanakannya azas-azas organisasi diterapkan pada fungsi-fungsi organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat terlaksananya azas-azas organisasi. Sebaik-baiknya azas-azas yang ada dalam suatu organisasi tidak akan berjalan efektif apabila tidak memperhatikan fungsi-fungsi organisasi, azas-azas dan fungsi-fungsi organisasi harus sejalan beriringan tanpa saling mendominasi.

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat dapat mengetahui dan memahami teori azas-azas dan fungsi-fungsi dalam organisasi baik menurut para ahli teori organisasi maupun dari para praktisi keilmuan dibidang teori organisasi

Organisasi sebagai suatu sistem terbuka

A. Organisasi sebagai suatu sistem;

        Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan (Stephen P. Robbins, 1994: 11). Karakteristik unik dari pandangan sistem adalah bagian-bagian yang saling berhubungan di dalam sistem dengan melalui fungsi differensiasi dan integrasi. Dalam sebuah sistem, fungsi-fungsi khusus didefferensiasikan dan menggantikan pola umum yang bermaacam-macam. Sebagaimana dalam organisasi terdapat divisi, departemen, dan unit lainnya yang dipisahkan untuk melaksanakan aktifivitas khusus. Pada saat yang sama, agar dapat mempertahankan kesatuan diantara bagian-bagian yang didefferensiasi dan keseluruhan bentuk yang lengkap, setiap sistem mempunyai proses integrasi timbal balik. Dalam organisasi, integrasi ini khususnya dicapai melalui perangkat-perangkat seperti tingkatan hierarki yang dikoordinasi, supervisi langsung, dan peraturan serta kebijakan. Sistem membutuhkan diferensiasi untuk mengidentifikasi sub-sub bagian organisasi dan integrasi untuk memastikan bahwa sistem tidak terpecah menjadi elemen-elemen yang terpisah dari sistem organisasi.

B. Teori organisasi sebagai sistem terbuka;

         Sistem terbuka adalah sistem transformasi masukan dan keluaran yang bergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidup organisasi (Stephen P. Robbins, 1994). Organisasi sebagai system terbuka setelah aspek lingkungan menjadi perhatian khusus, hal tersebut menjadi alasan pada pendekatan organisasi modern. Organisasi sebagai suatu system terbuka berarti bahwa organisasi merupakan bagian atau sub-sistem dari lingkungannya, sehingga organisasi bisa dipengaruhi maupun mempengaruhi leingkungannya. Pendekatan-pendekatan sebelumnya selalu memandang organisasi sebagai system tertutup yang tidak dipengaruhi oleh keadaan lingkungannya. Keterbukaan dan ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya menyebabkan bentuk organisasi harus disesuaikan dengan lingkungan dimana organisasi itu berada. Sistem menurut Daniel E. Griffiths (1964) adalah susunan elemen yang berinteraksi satu dengan yang lain. Sedangkan menurut Allport bahwa system didefinisikan sebagai suatu agregasi (kumpulan) elemen yang dinamis yang berhubungan satu sama lain dan saling bergantung serta berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu. System ini menghasilkan suatu keluaran (output). Suatu system mempunyai aktivitas dan menjaga integrasi serta kesatuan diantara elemen-elemennya.

C. Pembentukan sistem terbuka dalam organisasi.

        Organisasi sebagai suatu system terbuka yang terdiri dari elemen-elemen yang saling berhubungan, didalamnya memerlukan input, melakukan transformasi input menjadi output dan dikeluarkan pada lingkungan diluar organisasi. Dalam pembentukan system terbuka dalam organisasi dipengaruhi oleh interaksi antara subsistem dengan lingkungannya. 

     Subsistem-subsistem yang terdapat pada organisasi masing-masing mengerjakan fungsinya yang khas. Subsistem-subsistem tersebut meliputi; 

(1) subsistem produksi, yaitu subsistem yang melakukan pembuatan produk atau jasa sebagai output organisasi; 

(2) subsistem perbatasan (boundary spanning), yaitu subsistem yang menangani transaksi yang terjadi pada batas antara organisasi dengan lingkungannya, yaitu; sisi input sebagai pembelian dan sisi output sebagai pemasaran; 

(3) subsistem pemeliharaan (maintenance), yaitu subsistem yang bertugas menjaga kelancaran operasi organisasi, baik menjaga peralatan maupun manusia; 

(4) subsistem penyesuaian (adapting), yaitu subsistem yang melakukan perubahan atau adapatasi organisasi terhadap perubahan lingkungan organisasi; 

(5) subsistem pengarah (manajemen), yaitu merupakan subsistem yang terpisah, berfungsi sebagai pengarah (strategi, tujuan dan kebijakan) dari keseluruhan subsistem lainnya, mengembangkan organisasi dan mengatur serta mengkoordinasikan seluruh subsistem organisasi. Manfaat teori system yaitu untuk menjelaskan dan membuat ramalan, kejadian-kejadian dalam konsep organisasi dengan konsep homeostatis dan system terbuka. Homeostatis adalah kesatuan atau gabungan mekanisme pengaturan yang menjaga stabilitas organisasi. Mekanisme ini akan bekerja kalau ada rangsangan karena ada perubahan keadaan diluar organisasi. Homeostatis merupakan aplikasi dari prinsip umpan balik (feed back) atau sebab lingkar (circular causal), yang menyediakan mekanisme untuk mencari tujuan (goal seeking behavior) dan control terhadap diri sendiri (selp control).

Tujuan : Mahasiswa diharapkan mampu memahami dan mengetahui mengenai eksistensi organisasi sebagai suatu sistem terbuka