Azas-azas dan fungsi-fungsi organisasi

A. Teori azas-azas organisasi;

        Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta tentu menghadapi masalah bagaimana organisasinya dapat berjalan dengan baik. Salah satu sarana agar organisasinya dapat berjalan dengan baik dan struktur organisasi yang bersangkutan sehat dan efesien harus melaksanakan azas-azas organisasi. 

Henry Fayol merumuskan azas-azas organisasi dengan istilah principles of management (azas-azas manajemen), yaitu; 

(1) pembagian kerja (division of work); 

(2) wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility); 

(3) disiplin; 

(4) kesatuan perintah (unity of command); 

(5) kesatuan arah (unity of direction); 

(6) kepentingan individu dibawah kepentingan umum (subordination of individual interest to general interest); 

(7) gaji pegawai (remuneration of personel); 

(8) sentralisasi; 

(9) ketertiban (scalar chain); 

(10) pesanan atau pasar (order) 

(11) keadilan (equity); 

(12) kestabilan masa kerja pegawai (stability of tenure of personnel); 

(13) inisitatif; 

(14) kesatuan jiwa (esprit de corp). 

Macam-macam azas organisasi dikemukakan pula oleh James D. Mooney & Alan C. Reily, yaitu; 

(1) azas koordinasi (the coordinatifve principle); 

(2) azas jenjang (the scalar principle); 

(3) azas penyusunan fungsi (the functional principle); 

(4) azas staf (the staff principle). 

Luther Gulick & Lyndall Urwick mengemukakan azas-azas organisasi, yaitu: 

(1) orang yang layak pada struktur organisasi; 

(2) pengakuan seorang pimpinan puncak sebagai sumber wewenang; 

(3) yang bersangkutan dengan kesatuan perintah; 

(4) memakai staf khusus dan umum; 

(5) departemenisasi berdasarkan tujuan, proses, orang dan tempat; 

(6) pelimpahan dan pemakaian azas pengecualian; 

(7) membuat tanggung jawab sepadan dengan wewenang; 

(8) mempertimbangkan rentang control yang tepat. 

     Dan masih banyak lagi azas-azas organisasi yang dikemukakan oleh para ahli namun pada umumnya memiliki esensi yang sama, diantaranya Alford & Russel Beatty, Henry G. Hodges, Richard N. Owen, Louis A. Allen, Stanley Vance, dan Franklin G. Moore dan lain-lain.

B. Teori fungsi-fungsi organisasi;

       Untuk mencapai efesiensi dan efektifitas organisasi diperlukan langkah-langkah kegiatan dengan perumusan secara jelas dan tegas. Fungsi organisasi merupakan pemanfaatan dan pengerahan segala sumber daya (pikiran, kemauan, perasaan dan tenaga) untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Dilihat dari langkah-langkah kegitan organisasi, maka yang dimaksud fungsi-fungsi organisasi mencakup sumber masukan (input), proses, dan keluaran (output) dengan melibatkan feedback sebagai kontrol.Sumber-sumber yang bernilai, kemampuan, atau kekhususan yang diberikan setiap orang terhadap organisasi menyuguhkan dimensi lain bagi analisis teori organisasi. Organisasi akan memperoleh keuntungan dari meningkatnya kesamaan pelaksaan kegiatan diantara anggota organisasi dan saling melengkapi berbagai perbedaan. 

   Fungsi organisasi merupakan rangkaian kegiatan penyempurnaan yang dilakukan secara terus menerus agar tujuan organisasi dapat tercapai denga

n efektif dan efesien. Menurut pendapat Abdel Hamed, dkk, menyatakan bahwa fungsi organisasi meliputi; 

(1) analisa aktivitas kerja dan penyempurnaan tatakerja; 

(2) proses pembuatan bagan; 

(3) haluan tata kerja; 

(4) brainstorming 

(5) efektifitas control akunting dan pemeriksaan; 

(6) perbekalan dan perlengkapan; 

(7) tata ruang kantor; 

(8) perancangan formulir; 

(9) pemakaian bagan-bagan, tata aliran pekerjaan warkat, usul-usul tentang rancangan; dan 

(10) penyempurnaan tiap tahun, penyusunan meja ujian, pengukuran kerja, nilai pemindahan gadai, dan keterlambatan. 

        Kemudian menurut Soedjadi bahwa yang termasuk pada fungsi-fungsi organisasi antara lain; 

(1) membantu pimpinan dalam merencanakan penyusunan dan penyempurnaan struktur dan pola pokok organisasi; 

(2) menyesuaikan policy, strategi dan taktik serta program-program operasional; 

(3) melaksanakan proses penempatan orang-orang yang tepat pada jabatan dan kecapakannya dengan klasifikasi dan analisa jabatan yang tepat; 

(4) menyusun dan menyempurnakan tatakerja, prosedur kerja dan system kerja dengan mengadakan pembaganan rencana-rencana kerja dan arus kerja (work flow chart); 

(5) menemukan pola-pola pokok dan system pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan dan penetapan waktu pemusnahan dokumen-dokumen dan informasi; 

(6) merencanakan pembuatan dan penyempurnaan serta pengiriman formulir-formulir; 

(7) pembuatan buku-buku pedoman kerja dan cara-cara membuat laporan kerja yang diperlukan bagi pembinaan kerjasama, komunikasi dan koordinasi; 

(8) meringankan beban pimpinan dari kesibukan-kesibukan rutin, detail dan teknis; 

(9) pelaksanaan penyederhanaan kerja yang setepat-tepatnya. 

      Dalam buku pedoman Lembaga Administrasi Negara dikemukakan bahwa fungsi organisasi meliputi; analisa organisasi, tatakerja dan prosedur kerja, teknik pembangunan, klasifikasi jabatan, analisa pekerjaan, uraian pekerjaan, dan penilaian pekerjaan; standarisasi pekerjaan, otomatisasi prosedur, tata kearsipan, tata ruang, tata informasi dan tata materiil. Fungsi organisasi sebagai penunjang meliputi; 

(a) memelihara struktur organisasi yang sehat dan efesien, yaitu masing-masing satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan tertib;  

(b) mengusahakan agar terlaksana dengan baik penerapan azas-azas organisasi; 

(c) mengsahakan terpeliharanya pola-pola hubungan kerja yang sederhana, jelas dan rasional sesuai dengan kebutuhan oganisasi; 

(d) mengusahakan agar pencapai tujuan organisasi dapat berlangsung secara efesien; 

(e) mengusahakan terbinanya tata kerja, tata cara, tata tertib, dan tata laksana yang praktis dan tidak berbelit-belit; 

(f) mengusahakan terlaksananya dengan baik penyusunan tata ruang, pemakaian benda, penggunaan waktu serta berbagai keperluan.

C. Keterkaitan teori azas-azas organisasi dengan fungsi-fungsi organisasi.

      Keterkaitan teori azas-azas organisasi dengan fungsi-fungsi organisasi terletak pada proses perjalanan organisasi, yaitu dapat dilaksanakannya azas-azas organisasi diterapkan pada fungsi-fungsi organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat terlaksananya azas-azas organisasi. Sebaik-baiknya azas-azas yang ada dalam suatu organisasi tidak akan berjalan efektif apabila tidak memperhatikan fungsi-fungsi organisasi, azas-azas dan fungsi-fungsi organisasi harus sejalan beriringan tanpa saling mendominasi.

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat dapat mengetahui dan memahami teori azas-azas dan fungsi-fungsi dalam organisasi baik menurut para ahli teori organisasi maupun dari para praktisi keilmuan dibidang teori organisasi