Organisasi sebagai suatu sistem terbuka

A. Organisasi sebagai suatu sistem;

        Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan (Stephen P. Robbins, 1994: 11). Karakteristik unik dari pandangan sistem adalah bagian-bagian yang saling berhubungan di dalam sistem dengan melalui fungsi differensiasi dan integrasi. Dalam sebuah sistem, fungsi-fungsi khusus didefferensiasikan dan menggantikan pola umum yang bermaacam-macam. Sebagaimana dalam organisasi terdapat divisi, departemen, dan unit lainnya yang dipisahkan untuk melaksanakan aktifivitas khusus. Pada saat yang sama, agar dapat mempertahankan kesatuan diantara bagian-bagian yang didefferensiasi dan keseluruhan bentuk yang lengkap, setiap sistem mempunyai proses integrasi timbal balik. Dalam organisasi, integrasi ini khususnya dicapai melalui perangkat-perangkat seperti tingkatan hierarki yang dikoordinasi, supervisi langsung, dan peraturan serta kebijakan. Sistem membutuhkan diferensiasi untuk mengidentifikasi sub-sub bagian organisasi dan integrasi untuk memastikan bahwa sistem tidak terpecah menjadi elemen-elemen yang terpisah dari sistem organisasi.

B. Teori organisasi sebagai sistem terbuka;

         Sistem terbuka adalah sistem transformasi masukan dan keluaran yang bergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidup organisasi (Stephen P. Robbins, 1994). Organisasi sebagai system terbuka setelah aspek lingkungan menjadi perhatian khusus, hal tersebut menjadi alasan pada pendekatan organisasi modern. Organisasi sebagai suatu system terbuka berarti bahwa organisasi merupakan bagian atau sub-sistem dari lingkungannya, sehingga organisasi bisa dipengaruhi maupun mempengaruhi leingkungannya. Pendekatan-pendekatan sebelumnya selalu memandang organisasi sebagai system tertutup yang tidak dipengaruhi oleh keadaan lingkungannya. Keterbukaan dan ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya menyebabkan bentuk organisasi harus disesuaikan dengan lingkungan dimana organisasi itu berada. Sistem menurut Daniel E. Griffiths (1964) adalah susunan elemen yang berinteraksi satu dengan yang lain. Sedangkan menurut Allport bahwa system didefinisikan sebagai suatu agregasi (kumpulan) elemen yang dinamis yang berhubungan satu sama lain dan saling bergantung serta berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu. System ini menghasilkan suatu keluaran (output). Suatu system mempunyai aktivitas dan menjaga integrasi serta kesatuan diantara elemen-elemennya.

C. Pembentukan sistem terbuka dalam organisasi.

        Organisasi sebagai suatu system terbuka yang terdiri dari elemen-elemen yang saling berhubungan, didalamnya memerlukan input, melakukan transformasi input menjadi output dan dikeluarkan pada lingkungan diluar organisasi. Dalam pembentukan system terbuka dalam organisasi dipengaruhi oleh interaksi antara subsistem dengan lingkungannya. 

     Subsistem-subsistem yang terdapat pada organisasi masing-masing mengerjakan fungsinya yang khas. Subsistem-subsistem tersebut meliputi; 

(1) subsistem produksi, yaitu subsistem yang melakukan pembuatan produk atau jasa sebagai output organisasi; 

(2) subsistem perbatasan (boundary spanning), yaitu subsistem yang menangani transaksi yang terjadi pada batas antara organisasi dengan lingkungannya, yaitu; sisi input sebagai pembelian dan sisi output sebagai pemasaran; 

(3) subsistem pemeliharaan (maintenance), yaitu subsistem yang bertugas menjaga kelancaran operasi organisasi, baik menjaga peralatan maupun manusia; 

(4) subsistem penyesuaian (adapting), yaitu subsistem yang melakukan perubahan atau adapatasi organisasi terhadap perubahan lingkungan organisasi; 

(5) subsistem pengarah (manajemen), yaitu merupakan subsistem yang terpisah, berfungsi sebagai pengarah (strategi, tujuan dan kebijakan) dari keseluruhan subsistem lainnya, mengembangkan organisasi dan mengatur serta mengkoordinasikan seluruh subsistem organisasi. Manfaat teori system yaitu untuk menjelaskan dan membuat ramalan, kejadian-kejadian dalam konsep organisasi dengan konsep homeostatis dan system terbuka. Homeostatis adalah kesatuan atau gabungan mekanisme pengaturan yang menjaga stabilitas organisasi. Mekanisme ini akan bekerja kalau ada rangsangan karena ada perubahan keadaan diluar organisasi. Homeostatis merupakan aplikasi dari prinsip umpan balik (feed back) atau sebab lingkar (circular causal), yang menyediakan mekanisme untuk mencari tujuan (goal seeking behavior) dan control terhadap diri sendiri (selp control).

Tujuan : Mahasiswa diharapkan mampu memahami dan mengetahui mengenai eksistensi organisasi sebagai suatu sistem terbuka