SI-302 Sistem Informasi SDM

Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi-Fungsi Organisasi

•       Sistem Informasi Akuntansi (accounting information system)

–      SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi)

–      Mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan

•       Sistem Informasi Keuangan (finance information system)

–      SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan.

–      Misal : Cash Flow dan informasi pembayaran

•       Sistem Informasi Manufaktur (manufacturing / production information system)

–      SI yang bekerja sama dengan SI lain untuk mendukung manajemen perusahaan (perencanaan maupun pengendalian) dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan

–      Misal : data bahan mentah, profil vendor baru, jadwal produksi

•       Sistem Informasi Pemasaran (marketing information system)

–      SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran

–      Misal : ringkasan penjualan

•       Sistem Informasi SDM (human resources information system)

–      SI yang mendukung aktivitas pengelolaan sumber daya manusia yang dipakai oleh fungsi personalia

–      Misal : informasi gaji, ringkasan pajak, tunjangan-tunjangan, kinerja pegawai

–      Database HRIS melengkapi data personil dengan data yang menjelaskan baik organisasi maupun perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil

Sistem Informasi Sumber  Daya Manusia (SDM)

Manajemen SDM

Manajemen SDM berubungan dengan dua kata kategori fungsi yaitu fungsi manajerial dan operasional.

1. Fungsi-fungsi manajemen

a)      Perencanaan (planning), para manajer harus menyediakan waktu terbesar untuk perencanaan (penentuan program personalia yang akan membantu tercapai sasaran yang telah disusun)

b)      Pengorganisasian (organizing), manajer harus menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia dan faktor-faktor fisik

c)       Pengarahan (directing)

d)      Pengendalian (controlling), pengamatan atas tindakan dan perbandingannya dengan rencana dan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi.

2. Fungsi-fungsi operasional

a)      Pengadaan tenaga kerja (procurement,berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi

b)       Pengembanan (development, merupakan peningkatan ketrampilan melalui pelatihan untuk prestasi yang tepat.

c)       Kompensasi (compencation), balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia utnuk sumbangan mereka untuk tujuan organisasi

d)      Integrasi (integration), merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan, masyrakat dan organisasi.

e)      Pemeliharaan (maintenance), merupakan usaha untuk terpeliharanya kemauan bekerja dengan komunikasi.

f)       Pemisahan (separation), memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat.

c)       Kompensasi (compencation), balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia utnuk sumbangan mereka untuk tujuan organisasi

d)      Integrasi (integration), merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan, masyrakat dan organisasi.

e)      Pemeliharaan (maintenance), merupakan usaha untuk terpeliharanya kemauan bekerja dengan komunikasi.

f)       Pemisahan (separation), memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat.

Fungsi Sumber Daya Manusia

•       Sruktur organisasi perusahaan yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan sumber daya manusia (SDM). Direktur SDM adalah orang yang bertanggung jawab atas SDM

Kegiatan Utama SDM

•       SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. SDM melaksanakan empat kegiatan utama seperti digambarkan dalam gambar dibawah ini

      

•       Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring), membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan, melakukan wawancara, dan ujian pegawai

•       Pendidikan dan Pelatihan, mengatur berbagai kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai

•       Manajemen Data, menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

•       Penghentian dan Administrasi Tunjangan, selama karyawan bekerja di perusahaan mereka mendapatkan paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan, setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak

•       Tiap peruahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS atau juga dikenal dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS)

Survei HRSP

Pada tahun 1990 dan 1991, penelitian dilakukan oleh Association of  Human Resources Systems Profesionals (HRSP), dan temuan penelitian ini memberikan pandangan mengenai status HRIS saat ini. SRSP adalah suatu organisasi internasional dari 3.000 anggota lebih yang mewakili 2.000 organisasi di 50 negara bagian Amerika, Kanada dan negara lain

Evolusi HRIS

•       Pengaruh Peraturan Pemerintah

                Rangsangan untuk menaikan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti

                - EEO (Equel Employment Opportunity)

                - OSHA (Occupational Safty and Health Administration)

                - AAP (Affirmative Action Program)

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information-oriented personnel system). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI. Keadaan ini berlanjut sampai akhir 1970-an

•       Pengaruh dari Komputer Mikro

                Saat komputer mikro muncul, SDM mulai menggunakanya, beberapa digunakan secara berdiri sendiri (stand-alone),  jaringan membentuk LAN, dengan komputer sentral

                Perusahaan HRSP melaporkan rata-rata 37,9 komputer mikro didedikasikan untuk sistem informasi sumber daya manusia.

Model Sistem Informasi SDM

•       Satu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Gambar berikut merupakan Gambaran umum dari banyak model HRIS yang telah dikembangkan untuk menjangkau beragam aplikasi

Sistem Informasi
AKUNTANSI

•       SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan kon keuangan.

•       Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA

Hubungan SIA dan HRIS

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi.

•       Elemen data personil relatif lebih   permanen dan bersifat non-keuangan

•       Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personi

Subsistem Penelitian SDM

Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya :

•       penelitian suksesi (succession studies0 dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia

•       Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam satu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan

•       Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

Subsistem Intelijen SDM

Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari ingkungan perusahaan. Elemen lengkungan yang menyediakan data ini meliputi :

•       Intelijen Pemerintah, pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan

•       Intelijen Pemasok, pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru

•       Intelejen Serikat Pekerja, Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan

•       Intelijen Masyarakat Global, masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional maupun internasional dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya

Database SDM dari Lingkungan

Database yang dapat digunakan perusahaan dalam program perekrutan ada 5 kategori:

•       database perusahaan pencari Eksekutif, mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif, akses ke database perusahaan pencari dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau dari beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat

•       Database Universitas, sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan database curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan

•       Database Agen Tenaga Kerja, beberapa agen tenaga kerja memiliki database sendiri. Database lain digunakan leh beberapa agen yang membentuk suatu jaringan.

•       Database Akses Umum, database ini tersedia bagi siapapun dengan sistem bayar, salah satu yang terbesar adalah Career Placement Registry yang memiliki akses melalui jaringan DIALOG information Services. Sekitar 60% Curriculum vitae adalah dari mahasiswa, bayaran $12 dan $45 untuk calon bagi pekerja bergaji $45.000

•       Bank Pekerjaan Perusahaan (Corporate Job Banks) beberapa perusahaan besar seperti IBM, Hewlett-Packard, Travelers, dan Wells Fargo menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara. Perusahaan menggunakan bank pekerjaan saat mencari pengganti sementara untuk pegawai tetap yang sakit, cuti hamil, liburan dll