SI – 702 Keamanan Sistem Informasi Akuntansi Pertemuan : 4

Pengendalian Internal

Dalam teori manajemen, kita mengetahui bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi yang perlu dilaksanakan di dalam pengelolaan suatu organisasi. Salah satu bentuk / cara pengawasan disebut “Sistem Pengendalian Internal”, yang melekat pada sistem dan prosedur organisasi tersebut.

Tujuan Sistem Pengendalian Internal:

—   mengamankan asset organisasi

—   memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya

—   meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan

—  mendorong kepatuhan pelaksanaan terhadap kebijaksanaan organisasi / pimpinan

Unsur Sistem Pengendalian Internal:

—    unsur rencana organisasi

—  unsur sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan yang mampu menyelenggarakan pengawasan / administrasi asset, kewajiban dan biaya

—  unsur praktek yang sehat untuk dilaksanakan dalam penuaian tugas pada tiap bagian organisasi

—  unsur mutu personalia yang memadai sesuai dan bertanggungjawab

Sistem Pengendalian Internal pada Akuntansi & Administrasi:

—  Pengawasan akuntansi, meliputi rencana organisasi dan semua prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan asset. Pada umumnya pengawasan akuntansi meliputi otorisasi, pemisahan tugas, pembukuan, pengawasan fisik dan pemeriksaan internal.

—  Pengawasan administratif, meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur yang menyangkut efisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan perusahaan dan pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan pembukuan.

Pengendalian Akuntansi  disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dengan tujuan:

—  transaksi – transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan manajemen  secara umum maupun khusus

—    tansaksi – transaksi dicatat untuk :

    - memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip                           

      akuntansi yang diterima secara umum dan kriteria lain untuk laporan                        

      keuangan

    -  menunjukan pertanggung jawaban atas  aktiva                             

—  akses aktiva hanya diizinkan jika sudah sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh manajemen

—  pemeriksaan atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan dengan aktiva

                (menurut fisik) pada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu jika terjadi perbedaan

Elemen Sistem Pengendalian Internal

—  Lingkungan pengendalian, tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak atas pentingnya pengendalian internal

—  Penetapan resiko oleh manajemen, analisis oleh manajemen atas resiko yang mungkin terjadi agar relevan dengan prinsip akuntansi yang berlaku secara umum

—  Sistem komunikasi dan informasi akuntansi, metode yang digunakan untuk mengidentifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi untuk menjamin akuntabilitas aktiva

—  Aktivitas pengendalian, pada sistem manual dikategorikan menjadi :

    - otorisasi yang memadai atas transaksi / kegiatan

    - adanya pemisahan tugas yang memadai

    - adanya dokumentasi yang memadai

    - adanya pengendalian yang memadai atas akses dan penggunaan aktiva

    - adanya verifikasi independen oleh unit yang terpisah

—  Pemantauan, penilaian efektifitas rancangan operasi struktur pengendalian internal secara periodik dan berkelanjutan

Tujuan Sistem Pengendalian Internal

—  Menyajikan data yang dapat dipercaya

—  Mengamankan asset dan pembukuan

—  Meningkatkan efisiensi operasional

—  Mendorong pelaksanaan kebijakan yang ada

Pengendalian Internal  yang Berkualitas dalam Pembukuan

—  Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas)

—  Setiap transaksi dilakukan otorisasi yang tepat (otorisasi)

—  Setiap transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan)

—  Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilaian)

—  Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi)

—  Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketepatan waktu)

—  Setiap transaksi di posting pada akun yang sesuai

Pentingnya Sistem Pengendalian Internal

—  Perkembangan kegiatan dan skala perusahaan yang menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur yang semakin rumit. Untuk mengawasi operasi perusahaan, manajemen hanya mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.

—  Tanggung jawab utama untuk melindungi asset perusahaan, mencegah dan menemukan kesalahan serta kecurangan – kecurangan terletak pada manajemen, sehingga manajemen harus mengatur sistem pengawasan internal yang sesuai untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.

—   Pengawasan oleh lebih dari satu orang (saling memeriksa) merupakan cara yang tepat untuk menutup kekurangan – kekurangan yang bisa terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu karakteristik sistem pengendalian internal yang baik.

—  Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa pengendalian internal yang baik dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa.

Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal

—  Persekongkolan, pengendalian internal mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan rotasi jabatan, melarang penanganan tugas oleh karyawan yang memiliki hubunan kekeluargaan, kewajiban mengambil cuti, dll. Tetapi pengendalian internal tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan dapat dihindari sepenuhnya.

—  Biaya, pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaannya.

—  Kelemahan manusia, banyak kecurangan terjadi pada sistem pengendalian internal yang secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena lemahnya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang bersangkutan.

Pihak yang Berkepentingan

—  Manajemen perusahaan

—  Dewan komisaris, auditor internal, dll

—  Karyawan perusahaan

—  Pemerintah

—  Auditor Eksternal