Peranan teknologi dalam organisasi

A. Pengertian teknologi organisasi.

       Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan, yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis & Husaini; 1987: 96). Pembahasan mengenai teknologi organisasi dilakukan dengan membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi perusahaan non-manufaktur. Penelitian mengenai teknologi organisasi perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap perkembangan teori organisasi, yang dilakukan Joan Woodward pada tahun 1950-an di Inggris. 

       Woodward menemukan bahwa perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi produksinya dikelompokan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu; 

(1) pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil; 

(2) produksi masal atau dalam kelompok ukuran besar; dan 

(3) produksi menurut proses.

B. Peranan utama teknologi dalam organisasi

          Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsif ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya. 

       Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.

     Thomson mengelompokan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu: 

(1) Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar, ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan; 

(2) Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology)pada jenis teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi output bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen; 

(3) teknologi intensif (intensitive technology) teknologi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan. Penelitian kelompok Aston merumuskan skala pengklasifikasian teknologi yang dapat digunakan dalam teknolgi manufaktur maupun non-manufaktur. 

         Kelompok Aston menemukan tiga variabel utama yang dianggap merupakan gambaran dari aliran kegiatan kerja suatu organisasi, yaitu: 

(1) otomatisasi peralatan (automation of equipment), yaitu menurut presentase kegiatan yang dilaksanakan oleh mesin ataupun peralatan bekerja sendiri secara otomatis dan tidak dilakukan oleh manusia; 

(2) fleksibilitas aliran kegiatan (workflow regidity), menunjukan fleksibilitas pengetahuan, keterampilan dan peralatan yang digunakan dalam proses kegiatan; 

(3) ketelitian evaluasi proses (specifity of evaluation), menunjukan tingkat ketelitian yang digunakan dalam mengevaluasi proses yang dilakukan, mulai dari evaluasi yang ketelitiannya tinggi dengan menggunakan pengukuran secara kuantatif, sehingga evaluasi yang tingkat ketelitiannya rendah yang hanya didasarkan pada pendapat pribadi, tanpa melakukan pegukuran yang teliti. 

        Kelompok Aston menggabungkan tiga variabel tersebut menjadi satu skala pengukuran teknologi, yang dinamakan integrasi aliran kegiatan (workflow integration). Temuannya adalah makin tinggi angka integrasi aliran kegiatan suatu perusahaan menunjukan tingkat otomatisasi peralatan yang lebih besar, aliran kegiatan yang lebih kaku, dan ketelitian evaluasi proses yang lebih tinggi. Perusahaan manufaktur ternyata mempunyai nilia integrasi aliran kegiatan lebih tinggi dari perusahaan non-manufaktur. Terdapat hubungan antara teknologi dengan struktur organisasi.

C. Penerapan teknologi pada bagian-bagian organisasi.

       Pada suatu organisasi yang kompleks setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda disebabkan kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yaitu; (1) variasi tugas (task variaty), menunjukan banyaknya kekecualian (exception) dalam tugas yang diukur dengan banyaknya hal tak terduga dan hal yang baru, yang terjadi dalam proses pekerjaan; (2) kemudahan analisis (analyzability), yaitu pekerjaan yang mudah dianalisis bisa diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas, dan juga bersifat mekanistik sehingga bisa dijalankan dengan prosedur yang bersifat obyektif dan terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karena setiap langkah dalam proses terukur secara jelas dan mudah diketahui jika ada penyimpangan.

32

Perow mengklasifikasi empat jenis teknologi, yaitu (1) teknologi rutin, ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal, serta mempunyai prosedur komputasi tertentu untuk menyelesaikannya. Ini berarti bahwa jenis teknologi rutin mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi; (2) teknologi non rutin, ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang dapat dikatakan tinggi, dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti sehingga tidak mudah untuk dianalisis.dalam penyelsaian pekerjaan yang termasuk teknologi non-rutin , diperlukakan usaha yang cukup besar untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang muncul, karena itu, diperlukakan adanya pengalaman yang cukup tinggi serta pengetahuan teknis yang memedai; (3) teknologi Craft cirinya adalah adanya aliran kegiatan yang relatif stabil, tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis ini menuntut pengalaman yang tinggi serta latihan yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalan yang rumit dengan bijaksana berdasarkan intuisi dan pengalamannya; (4) teknologi engineering, yaitu pekerjaan yang cukup rumit karena variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya diselaseaikan dengan menggunakan sejumlah pengetahuan yang sudah cukup mapan sebagai ajuan. Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan antara teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan: (a) organisasi organik dan mekanistik; (b) kualifikasi karyawan; (c) struktur formal; (d) rentang kendali, yaitu sebagaian jumlah karyawan yang dipimpin oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya rentang kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering berinteraksi; (e) desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan; (f) komunikasi; (g) koordinasi dan control.

Tujuan : Mahasiswa diharapkan dapat memahami dan mengetahui peranan teknologi dalam organisasi serta teknologi pada bagian-bagian organisasi